v.a. €4,13 p/m*
Als werkgever neem je natuurlijk het liefste pas afscheid van een medewerker als deze met pensioen gaat of aan een nieuwe uitdaging in zijn of haar leven begint. Helaas kan ook het overlijden van een werknemer het einde van het dienstverband betekenen. Dit is een gebeurtenis die vaak veel impact heeft binnen het bedrijf, zowel emotioneel als organisatorisch. Wat moet je als ondernemer doen als een medewerker is overleden?
Bedrijfsongeval
Hoeveel maatregelen je als werkgever ook neemt om de veiligheid van je medewerkers te waarborgen, er kan altijd een ongeluk op de werkvloer plaatsvinden. Bij een arbeidsongeval met dodelijke afloop moet de arbeidsinspectie direct op de hoogte worden gesteld. De arbeidsinspectie zal onderzoek doen naar de toedracht van het ongeval en de maatregelen die de werkgever heeft genomen om het personeel te beschermen. Ook zal de arbeidsinspectie vaststellen wie verantwoordelijk en aansprakelijk is voor het ongeval. Nabestaanden kunnen de werkgever aansprakelijk stellen en een schadevergoeding vorderen.
Medewerkers op de hoogte stellen
Het is erg moeilijk om medewerkers te vertellen dat hun collega is overleden. Neem naaste collega’s apart en geef hen de ruimte om hun emoties te uiten. Collega’s die verder van de overleden medewerker afstaan, kunnen met een brief worden geïnformeerd. Zet een condoleanceregister op, zodat medewerkers hun steun kunnen betuigen. Het beste is om een contactpersoon aan te stellen die de medewerkers verder informeert en begeleidt. Vooral naaste collega’s zullen een rouwproces doormaken bij het overlijden van een medewerker. Soms komt ander onverwerkt verdriet bij hen naar boven. Toon begrip, bied steun en zorg dat het onderwerp bespreekbaar blijft. Ook is het aan te bevelen om een herdenkingsplechtigheid te organiseren, zodat de periode die nu ten einde is gekomen goed wordt afgesloten.
Medeleven tonen met nabestaanden
Iedereen gaat op zijn eigen manier om met de dood van een geliefde. De ene persoon wil zijn verdriet delen, terwijl de ander zijn emoties voor zich houdt. Daarom is het bij het overlijden van iemand in je omgeving ook zo moeilijk om te bepalen wat gepast medeleven is. Wat gepast is bij het overlijden van een medewerker hangt af van hoe hecht de band was tussen het bedrijf en de nabestaanden. Kwamen de familieleden van de werknemer bijvoorbeeld wel eens langs in het bedrijf? De contactpersoon zal bij de nabestaanden informeren of zij prijs stellen op een condoleancebezoek, een rouwadvertentie of bloemstuk en of er de mogelijkheid is voor collega’s, leidinggevenden en externe relaties om bij de uitvaart aanwezig te zijn. Zo ja, waarderen de nabestaanden het dan als iemand namens het bedrijf tijdens de uitvaartplechtigheid spreekt?
Organisatorische zaken
Hoewel het hoofd van de medewerkers er kort na het overlijden van hun collega niet naar staat: het werk gaat door. Er zijn wellicht taken van de overleden medewerker die niet kunnen blijven liggen, zoals het beantwoorden van mails. Bespreek wie de werkzaamheden overneemt. Misschien dat je een uitzendkracht moet inhuren om te voorkomen dat de werkdruk te hoog wordt in deze emotioneel turbulente periode. De contactpersoon kan externe relaties op de hoogte stellen van het overlijden van de medewerker. Eventuele afspraken moeten worden afgezegd of overgenomen door een andere medewerker. Het is ook belangrijk om alle medewerkers te instrueren wat zij moeten doen als klanten en relaties naar de overleden medewerker vragen. Als het bedrijf op de dag van de uitvaart gesloten is, stel relaties hiervan dan tijdig op de hoogte.
Administratie afhandelen
Bij het overlijden van een werknemer, zowel met een tijdelijk als vast contract, eindigt de arbeidsovereenkomst automatisch op de dag van overlijden. Dit is bij de wet geregeld. De werkgever hoeft het arbeidscontract dus niet op te zeggen of te ontbinden. Wel moeten verschillende externe instanties van het overlijden van de werknemer op de hoogte worden gesteld, zoals verzekeraars en pensioenfondsen. Personeelszaken zal in de administratie verwerken dat de medewerker niet langer werkzaam is en een eventueel e-mailadres van de overleden medewerker moet worden verwijderd.
Een afspraak met de nabestaanden maken
Neem twee of drie weken na de uitvaart contact op met de nabestaanden. Om te vragen hoe het gaat, maar ook om een afspraak te maken om wat zaken door te nemen. Zo liggen er vaak nog persoonlijke bezittingen van de overledene op de werkplek, bijvoorbeeld fotolijstjes of gereedschappen, die je aan de nabestaanden wilt teruggeven. Anderzijds kunnen er nog eigendommen van het bedrijf zijn die de nabestaanden in bezit hebben, zoals werkkleding, sleutels, pasjes, een computer of bedrijfsauto. Ook zijn er de nodige financiële zaken af te handelen. Nabestaanden waarderen het vaak als iemand vanuit het bedrijf informatie geeft over waar zij allemaal recht op hebben, zoals een nabestaandenuitkering of overlijdenspensioen. Er komt al zoveel op hen af dat deze praktische informatie welkom is.
Financiële afhandeling
Nabestaanden hebben in ieder geval recht op een overlijdensuitkering. De hoogte van deze uitkering bedraagt wettelijk het loon dat de werknemer zou hebben ontvangen vanaf de dag na het overlijden tot het einde van de maand plus een maand extra. In veel cao’s is de hoogte van deze uitkering echter drie maal het maandloon plus vakantiebijslag. Van dit bedrag mogen premies worden afgetrokken. De uitkering is echter niet belast voor de inkomstenbelasting. Alleen de partner waar de overledene mee was getrouwd of samenleefde, minderjarige kinderen of personen met wie de overledene in gezinsverband leefde, hebben recht op een overlijdensuitkering. Als de overledene alleen woonde en geen minderjarige kinderen had, dan is de werkgever dus niet verplicht een overlijdensuitkering aan andere nabestaanden over te maken. De werkgever heeft deze verplichting ook niet als de medewerker onmiddellijk voorafgaand aan het overlijden geen recht had op loon, bijvoorbeeld omdat de werknemer ziek thuis zat en de genezing belemmerde of niet meewerkte aan re-integratie. In een dergelijk geval kun je je het beste door een specialist laten adviseren. Doe dit ook als kort voor overlijden een ontslagvergoeding overeen is gekomen.
Tot slot moet je als werkgever een eindafrekening opstellen. Daartoe behoren onder andere de uitbetaling van het salaris tot de dag van overlijden, vakantiedagen en vakantiegeld en spaarloonregelingen. Neem na de afhandeling van de financiële zaken contact op met de nabestaanden en vraag of zij tevreden zijn over de afwikkeling. Wens hen veel sterkte en laat weten dat ze altijd contact kunnen opnemen met het bedrijf als zij nog ergens vragen over hebben.
